Comprendre et booster votre approche de Capacity Planning

L’efficience est au cœur des enjeux de toutes les organisations. La planification et la maîtrise de l’allocation des ressources jouent un rôle crucial dans cette dynamique en permettant aux organisations de répondre efficacement à la demande tout en optimisant le pilotage de leurs opérations. C'est là qu'intervient le Capacity Planning.

Le Capacity Planning, kesako ?

Le Capacity Planning est un processus qui aide les organisations à évaluer si elles disposent des ressources nécessaires pour répondre à la demande sur une période définie et à allouer ces ressources en fonction des priorités. En somme, c’est mettre en miroir les besoins humains et/ou financiers pour la réalisation de ses activités au regard des moyens disponibles.

On constate souvent une mauvaise compréhension de la gestion des ressources dans les organisations. Cela est souvent marqué par une certaine ambiguïté, qui se manifeste à différents niveaux de planification et de gestion. Il est nécessaire de distinguer plusieurs approches adressant des niveaux de responsabilité et d’opérabilité différents : 

• Court Terme (CT) : La planification des effectifs et le verrouillage des ressources sont essentiels pour une efficacité opérationnelle. Les arbitrages hebdomadaires permettent de gérer les priorités.
• Moyen Terme (MT) : Il est crucial de gérer les goulots d'étranglement par profil et de verrouiller les ressources critiques pour éviter les interruptions.
• Long Terme (LT) : Les arbitrages et le dimensionnement des ressources doivent être alignés sur les besoins métiers. L'élaboration budgétaire et le suivi des prévisions sont des outils de dialogue pour la construction de roadmaps, sensibilisant les équipes aux réalités opérationnelles.
  
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Les objectifs de la Planification de la Capacité

Les objectifs principaux sont de garantir que les ressources et les compétences nécessaires soient disponibles pour répondre à la demande et d’optimiser l’allocation des ressources en fonction des priorités stratégiques. Concrètement, cela implique de :

1. Prioriser vos activités pour éviter les goulots d’étranglement ou sous-charge : S’assurer que les projets et programmes disposent des bonnes ressources au bon moment pour être lancés.‍
2. Sourcer et mettre sous tension les ressources critiques : Prévenir la duplication des compétences et optimiser leur allocation.
3. Améliorer l’efficience : Planifier l’utilisation des ressources de manière à maximiser la productivité et l’efficacité des équipes.
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Quelques bonnes pratiques pour construire votre démarche de Capacity Planning

Une démarche bien construite permet d’optimiser l’utilisation des ressources, d'améliorer la productivité et d'assurer la réussite des initiatives stratégiques. Voici quelques conseils clés pour mettre en place une démarche de gestion des ressources efficace.

⇨ Travailler sur les pratiques et rituels (PI planning, staff meeting…) avant les outils, partir sur des cas d’usage simples, toujours en Test & Learn

⇨ Commencer en priorité par un plan de charge macroscopique moyen/long terme, avant d'aller vers des plans de charge détaillés

⇨ Décorréler absolument le plan de charge macroscopique long terme des plans de charge détaillés : le détail ne doit pas alimenter le macroscopique

⇨ Commencer par circonscrire la gestion des ressources à certaines problématiques clés de l'organisation (ressources rares et critiques), avant de généraliser

⇨ Limiter le plan de charge nominatif à quelques semaines (sauf activités facilement prédictibles)

⇨ Au-delà des chiffres, prendre en compte la multiplicité des sujets pour limiter la charge mentale induite pour les équipes

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Le Capacity Planning est un levier essentiel pour améliorer l’efficacité et les performances de votre organisation. En anticipant les besoins en ressources et en compétences, et en allouant leurs ressources de manière stratégique, les entreprises peuvent non seulement répondre efficacement à la demande, mais aussi optimiser leur productivité et leur retour sur investissement.

‍Pour en savoir plus sur la gestion des ressources, visionnez en replay notre webinar "Comment mettre en place un dispositif pragmatique de pilotage de vos ressources ?", co-animé avec Triskell Software

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