Témoignage client | Caisse d’Épargne Ile-de-France : Gestion du portefeuille de projets

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Dans cette interview exclusive, Sandrine THERON, Directrice des Transformations et de la Qualité à la Caisse d’Epargne Ile-de-France, nous dévoile comment la collaboration avec Easis a permis de transformer la gestion du portefeuille de projets au sein de l'institution financière.
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Qui êtes-vous en quelques mots ?‍

J’ai la responsabilité de la Direction des Transformations et de la Qualité au sein de la Caisse d’Epargne Ile-de-France. Ma direction a la responsabilité de plusieurs missions transverses : notamment le pilotage des grands projets de transformation, le déploiement des nouveaux usages digitaux et collaboratifs et l’animation de la démarche qualité en lien avec les Directions métiers.

J’ai également la responsabilité de la cellule PMO qui a en charge la gestion du portefeuille de l’ensemble des projets confiés à notre Direction de la Transformation et des Technologies.

Pouvez-vous brièvement présenter la Caisse d’Epargne Ile-de-France ?

La Caisse d’Epargne Ile-de-France est une banque régionale coopérative, première actionnaire du Groupe BPCE, elle exerce son activité depuis plus de 200 ans et
finance tous les domaines de l’économie et l’ensemble des acteurs de l’Ile-de-France : collectivités locales, logement social, associations, entreprises, institutionnels, particuliers et professionnels.

La Caisse d’Epargne Ile-de-France regroupe un réseau de 415 agences et 28 centres d’affaires dédiés aux entreprises ainsi qu’une Banque Privée. Elle compte 5 000 collaborateurs et 2,5 millions de clients dont 700 000 sociétaires. Elle accompagne le développement de trois filiales : La Banque BCP, la Banque de Tahiti et la Banque de Nouvelle Calédonie.

Quelques chiffres significatifs 2023 (extraits du rapport annuel 2023) : 1.275 M€ en Produit Net Bancaire ; 206 M€ en Résultat Net

Quels ont été le contexte et les enjeux initiaux au sein de la D2T ?

‍Notre Direction de la Transformation et des Technologies (D2T), qui accompagne les métiers (fonctions supports, Banque de Détail, banque des entreprises) dans les transformations technologiques, organisationnelles et opérationnelles, est amenée à piloter des projets et des programmes de transformations.

Pour assurer cette mission, notre organisation comporte des équipes de chefs de projet informatiques et de chefs de projet organisation, ainsi que notre cellule PMO qui pilote la gestion du portefeuille de projets. Historiquement, nous avions depuis de nombreuses années un outil de gestion de projet peu évolutif, qui ne remplissait plus sa fonction pour une gestion de portefeuille optimale.

Notre montée en maturité sur la gestion de projet et le pilotage global du portefeuille nous a amenés à chercher une nouvelle solution qui pouvait répondre à nos enjeux stratégiques de gestion de portefeuille.

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Quel a été l’élément déclencheur de la collaboration avec Easis ?

‍Dans le cadre de notre recherche d’une solution, nous avons lancé avec notre Direction des Achats un Appel d’offres nous permettant de comparer les solutions proposées sur le marché pour gérer les projets et les portefeuilles de projet. Nous avons ainsi pu comparer les fonctionnalités offertes sur un panel représentatif d’outils.

Le binôme Triskell Software / Easis nous a convaincus par sa démarche globale, incluant à la fois l’implémentation d’un outil et la bonne prise en compte des besoins fonctionnels, ainsi que la conduite du changement.

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Quelle approche et quelle démarche ont été adoptées pour mettre en œuvre la gestion du portefeuille de projets ?

‍Avec l’équipe d’Easis nous avons mis en place une approche Bottom up de collecte des besoins du terrain au plus près des acteurs clés que sont les responsables de département d’une part et les chefs de projet d’autre part. Nous avons notamment désigné des chefs de projet référents qui ont été impliqués de bout en bout.

En termes d’organisation des travaux, nous avons d’abord validé les domaines à adresser comme l’allocation des ressources ou la gestion des budgets, puis priorisé les travaux sur les besoins fonctionnels. Pour chaque domaine, les échanges réguliers, dans une approche itérative entre les équipes terrain et l’équipe projet, ont permis de sécuriser de bout en bout l’adéquation entre les besoins remontés et les fonctionnalités implémentées.

L’approche d’Easis a permis de sécuriser la mise en œuvre des différents domaines fonctionnels dans toutes les dimensions du projet : son pilotage, les pratiques à outiller, la solution à concevoir, son intégration dans notre SI, l’accompagnement au changement qu’implique ce type de projet.

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Quels résultats pouvez-vous déjà observer suite à la mise en place de votre nouveau dispositif de pilotage ?

Notre communauté de chefs de projet, qui regroupe une soixantaine d’utilisateurs, s’est rapidement appropriée la solution et nous avons pu rapidement constater une amélioration de la qualité des données saisies sur les projets, répondant ainsi à notre enjeu de fiabilisation du portefeuille.

Nous avons aussi pu produire de nouveaux tableaux de suivi et partager ainsi avec nos clients internes métiers une meilleure compréhension de l’évolution du portefeuille de projets.

Au niveau des départements, les managers disposent également maintenant d’une meilleure vision des allocations de ressources, ce qui permet de faciliter l’organisation de l’affectation des chefs de projet.

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Selon vous, quel a été l’apport d’Easis pour sécuriser la mise en place de votre nouveau dispositif de pilotage ?

‍L’apport d’Easis s’est tout d’abord concrétisé dans le partage de retour d’expérience de mise en place dans d’autres organisations ayant des problématiques similaires de gestion de portefeuille.

Au niveau de la proposition méthodologique ensuite, notre cellule PMO a pu s’appuyer sur l’organisation proposée par Easis pour fonctionner en mode agile avec une priorisation fonctionnelle et un travail au plus près des besoins du terrain.

Enfin, l’expertise d’Easis sur les problématiques clés de gestion de portefeuille et la façon dont l’outil de PPM peut y répondre (par exemple sur les sujets de gestion des ressources et des budgets) nous a fait gagner du temps sur les possibilités de configuration à retenir dans Triskell en nous guidant sur les points majeurs à arbitrer.

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Que pensez-vous aujourd’hui de la relation que l’équipe Easis est parvenue à établir avec la direction des projets informatiques lors de ce projet ?

L’organisation d’échanges et de points de suivi réguliers ont été des éléments clés qui nous ont permis depuis le début du projet de consolider notre collaboration, avec notamment la capacité que nous avons eue, de part et d’autre, à organiser avec souplesse, des échanges ad hoc lorsque cela était nécessaire, en complément de la comitologie du projet.

De plus, la présentation d’Easis, de ses expertises et activités clés nous a permis de bien saisir les besoins auxquels le cabinet pouvait répondre, dans la durée, au-delà de l’étape d’implémentation de Triskell.

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Quelles sont les prochaines étapes de votre ambition de pilotage au sein de la D2T ?

Nous avons une prochaine étape importante qui consiste à déployer le module de gestion de la demande dans Triskell.  Nous souhaitons également travailler sur l’évolution de nos tableaux de bord en comité de suivi des projets.

Plus largement, nous nous inscrivons dans une approche d’amélioration continue de notre gestion de portefeuille de projets, qui doit nous permettre de continuer à monter en maturité pour gérer des programmes de transformation complexes.

Nous souhaitons explorer les possibilités offertes par ce nouvel outil pour regarder comment il pourra nous aider à proposer, dans la durée, des évolutions de notre dispositif interne de gestion de portefeuille de projets.

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