Le numérique, solution pour (re)créer de la proximité dans des situations de travail à distance : illusion ou opportunité ?

Avec la crise actuelle, le numérique est devenu une modalité pour organiser le travail : une réalité bien connue des télétravailleurs aguerris, des entreprises en réseau ou dont les équipes sont décentralisées. Quels réflexes et outils adopter dans notre quotidien de travail en période post-crise ?

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Travailler autrement : un petit pas pour le collaborateur, un grand pas pour l’organisation ?

En cette période de retour progressif dans les bureaux, nous pouvons nous interroger sur la manière de revoir nos pratiques de travail. La crise sanitaire a poussé les organisations à s’adapter. Cette adaptation parfois douloureuse est aussi une réelle opportunité pour se recentrer sur l’essentiel et prendre le temps de penser à ses collaborateurs. Comment garder un rythme sain et efficace individuellement ? Comment conserver ou retrouver une dynamique collective de travail ?

S’il a fallu se créer une routine de travail avec la particularité de voir sa vie professionnelle et personnelle réunies en un seul lieu, il est important de rappeler que l’isolement social peut être une vraie menace pour l’activité et le moral des collaborateurs. Il est donc important d’adapter « la dynamique sociale de l’équipe », comme le souligne l’article du Harvard Business Review « Les trois défis du télétravail ». Recréer un espace de travail virtuel est une première étape, proposer des moments d’échange à distance pour créer une dynamique en est une seconde, munissez-vous de vos webcams et de vos micros.

« Allô ? Je crois que David a son micro coupé, quelqu’un peut le contacter ?… Des nouvelles d’Isabelle ? Je lui ai envoyé les identifiants de la conf-call ce matin… ». Dans un premier temps, il convient de s’assurer d’avoir les bonnes conditions matérielles de travail.

Pourtant, malgré cette crise sanitaire, le travail à distance est déjà une réalité pour beaucoup d’organisations, sous d’autres formes : équipes géographiquement séparées, pas de locaux attitrés, … Les conditions ne sont certes pas les mêmes, mais des bonnes pratiques sont à capitaliser pour tirer des leçons de cette expérience.

L’heure n’est plus au questionnement quant à la performance du télétravailleur, ces conditions inédites ont montré qu’il est possible de garder un fonctionnement optimal. S’il en va de la responsabilité de chacun dans l’auto-organisation de son travail, l’entreprise à un rôle à jouer pour achever sa mue digitale et permettre à chacun de mettre en avant ses compétences digitales.

Quelques outils numériques pour poursuivre le travail et la créativité à distance

Finalement, la situation du confinement a marqué un levier d’accélération de prise en main du numérique et de ses outils. Déjà très présents dans notre mode de vie du quotidien, on peut y voir un prolongement de nos habitudes de consommation à des interactions sociales via des plateformes.

Ainsi, quels outils et plateformes peuvent permettre de poursuivre le travail à distance : organiser des réunions, animer des ateliers collaboratifs, planifier son travail en équipe ?

Au-delà des solutions de visioconférence (Hangout, Skype, Zoom, …), déjà très plébiscitées depuis le début de la crise, voici une sélection d’outils innovants issus de notre Observatoire des Outils :

• Les outils de brainstorming et d’animations collaboratives

Pour plus de créativité lors de sessions collectives, certaines plateformes proposent des fonctionnalités plus poussées.

Mural est un tableau blanc collaboratif, sur lequel il est possible de poser des idées, suggestions, avis, … sous forme de post-it. Intuitif et simple, il offre un catalogue ingénieux de frameworks et templates (Canvas, SWOT, plannings, cartes de stratégie, matrices, conceptualisation, storyboards, roadmaps, …).

Klaxoon est une plateforme permettant d’animer des ateliers collaboratifs et des réunions via des fonctionnalités de quizz, sondage, brainstorming. L’avantage est qu’il existe une bibliothèque de supports pour aider à organiser des ateliers, et animations. Une version d’essai d’un mois est disponible.

Miro est une plateforme collaborative, également sous forme de tableau blanc, qui permet de visualiser les avancées de projets, convertir des dessins, partager des conseils, ajouter des notes, … Le plus : la fonctionnalité Stickies Capture, pour prendre en photos des notes manuscrites, ensuite retranscrites sous forme de post-it digitalisés au sein de l’application.

• Les outils de « work management » et organisation des tâches

Trello est une solution simple et facile de prise en main pour créer des vues kanban et suivre l’avancement de tâches. Il est possible de créer un espace et affecter les tâches aux différents membres.

Monday est une solution collaborative qui permet de partager une vision globale sur un projet et de gérer les différentes étapes.

• Les outils d’adoption

Shortways est un assistant digital qui forme et accompagne les utilisateurs directement dans les logiciels (push d’actualité, aide contextuelle, pas à pas interactifs, FAQ, bubbles, …)

Lemon Learning est un outil 3-en-1 qui accélère l’adoption logicielle en accompagnant les utilisateurs pas-à-pas (création de contenus personnalisés, gestion des utilisateurs, optimisation de l’expérience utilisateur).

Cas client : face la crise, la DSI d’un grand groupe spécialisé dans le recrutement

En pleine crise, Easis a accompagné l’un de ses clients, la DSI d’un grand groupe spécialisé dans le recrutement. À la suite de la mise en confinement au 21 mars 2020, la DSI devait déployer toute la logistique (poste de travail, logiciel de visioconférence, outil collaboratif) nécessaires à la continuité de ses activités. Le défi était de taille, bien que les ressources de l’IT soient sensibilisées aux outils digitaux, ce ne fut pas le cas du personnel en agence (qui assure 80% de l’activité). Les deux premières semaines furent très complexes et mirent les équipes de la DSI à rude épreuve.

S’agissant des aspects logistique et technique, il a fallu livrer 1500 postes de travail, augmenter le nombre de connexions VPN et déployer des bureaux virtuels pour assurer l’activité des agences. Les équipes de sécurité ont également été mises à contribution. Il est admis que durant des périodes de crise, les entreprises sont les plus vulnérables face aux cybers attaques. Des compromis ont dû être faits pour permettre à tous les utilisateurs de travailler dans les meilleures conditions possibles au détriment des exigences de sécurité.

Concernant la conduite du changement, sensibiliser les ressources à l’utilisation des outils collaboratifs fut le chantier le plus critique. Nous parlons bien évidemment de ressources en présentiel dans les agences utilisant des outils métiers et peu habituées à l’utilisation d’outils collaboratifs (partage de tâches, visio, kanban, …). Pour ce faire, les équipes de « change » ont organisé des sessions communes par groupe de 50 utilisateurs sur une semaine. Des sessions « e-portes ouvertes » ont été animées pour partager les bonnes pratiques et sensibiliser aux nouveaux modes de fonctionnement.

A l’aune de ces deux mois et demi de confinement, les retours sont plutôt positifs, l’activité a pu être assurée par les agents et une réflexion plus globale sur la démocratisation du télétravail a été engagée au sein de l’entreprise. La DSI souhaite utiliser cette crise comme un levier pour insuffler une refonte de la culture d’entreprise et des pratiques de management.

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